【办事指南】访问学生申请流程

 

中国籍学生,首次申请访问的流程:

一、提前3周以上提交以下材料至学院办公室(申请材料填写模板

  注意:目前男生床位很少,需要排队等候。 女生床位还有10个左右。为了不浪费学校床位资源,学校要求学生最多可以提前一个月进行申请(例如:2月份受理并处理3月份到访的申请),申请成功后如果逾期三天(从申请到访的日期开始计算)不到学校宿舍报到将取消已经申请到的床位,只能在下一个月的申请中重新排队等候床位。

1、访问学生准备好如下材料,并联系自己的接受教授签字:

a. 《访问学生审批表(中文/英文版用一种即可)[中文][Visiting Student Approval Form]

   名额限制:每名教授接受访问生人数不得超过2人(不含预录取研究生)。
   预录取研究生请在审批表指导老师意见栏的空白醒目位置注明“准研究生”字样。

b. 申请住宿的同学填写:《上海科技大学外访学生入住申请及责任义务须知》(申请住宿地点请留空) 。不申请住宿的同学填写:《信息学院外访学生安全责任义务须知》。

c. 申请访问时间内如果在读,填写访问学生协议书(在读学校需要签字认可)

  申请访问时间内如果非在读,填写访问学生承诺书

 

2、其他材料:

a. 《访问学生申请表(中文/英文版用一种即可) [中文][Overseas Visiting Students Application]

如已毕业,院系推荐意见处可留空;编号请留空

邮箱请务必填写正确以方便老师联系

预录取研究生申请访问时间的结束时间,请参考校历的对应学年的开学日期,直接申请访问至开学前一天 (2019年开学日期为9月9日)。否则再次访问需要重复申请。

b. 学籍证明(申请时如果还在学校请提供在读证明,由教务处开具;如已毕业,请提供毕业证书等复印件)

c. 身份证正反面复印件

d. 人身意外伤害险(学生需要自行采购个人意外伤害险,故和残疾的保额不低于20万元

  注意:一般情况下学生所在学校购买的多数为医疗险,保障的是门诊或者住院费用,与意外伤害险不同,不符合要求。比较简单的判断方法为:在保险合同上寻找是否有“意外伤害”、“身故”、“残疾”、“保额20万元”的类似文字。一年期的人身意外伤害险一般100元以内可以买到。

  请把保险单/合同(一般都只有一页纸)发送过来,此页应包括被保险人姓名、证件号,保险责任(意外伤害身故和残疾),保额(不低于20万元)等信息。

e. 访问生信息采集表(提交电子版EXCEL即可,表中银行和身份信息务必填写正确,否则无法发放补贴

3、访问学生将以上材料签字盖章完备后,将所有扫描件PDF(请扫描不要拍照以保证清晰度,且每个文件单独命名)发送至学院联系老师邮箱(见下) ,邮件中烦请写明访问生姓名及访问导师姓名。


二、访问生申请审批

  申请提交后,如果有床位,访问生会在十天内收到2封邮件:

  1、学院发送的审批表扫描件;

  2、学校公共服务处赵老师发送的“外访生收费支持”(其中包括宿舍楼号及住宿费的相关信息)。

   如果有床位后超过十天未收到邮件,请与学院联系,未到十天,请耐心等待

 

三、住宿费缴纳

  访问生将在提交材料后3周内收到财务处的住宿费缴纳通知,请及时缴费。

   如果有床位后超过3周未收到通知,请与学院联系。

 

四、开始访问

   1、请务必按申请时间到校开始访问,不要提前到校。

   2、住宿:直接前往相应宿舍楼办理入住,宿舍楼号请查看“外访生收费支持”的邮件(正文或附件)。

        宿舍不提供任何生活用品,需要自行购买(被褥、洗漱用品等)

        外访生办理学生宿舍入住申请流程(暂行)

   3、一卡通:学院将在住宿费缴纳后统一为学生申请一卡通。学生可在住宿费缴纳1周后,前往校园服务中心凭身份证领取一卡通。

   4、上网申请:请联系你的导师,由导师在Egate系统-校外人员上网帐号申请模块中完成申请。

   5、门禁:如果是实验室门禁请联系你的导师,如果导师同意,向袁益民老师(1A-205办公室)申请。

       如果是研究生办公室门禁,请注意,由于学院学生人数激增,资源有限,研究生办公室提供给本校在籍学生优先使用,访问生可使用学院1号楼内公共区域的桌椅,但为每日随到随用型 ,并无门禁。

   6、 准研究生来上科大做毕业设计:

       如果学生的本科学校要求上科大在诸如毕业设计协议书、毕业设计申请表等文件上签字盖章,流程为:所有盖章的地方先由上科大导师签字,然后拿到学院行政区盖章。

       如果学生的本科学校需要提供上科大签字盖章的接收函,流程为:下载接收函模板,上科大导师及学生本人签字,然后拿到学院行政区盖章。

       

说明:

1. 请务必提前3周提交材料。

2. 未成功缴费者请不要提前到校,将无法安排住宿。


中国籍学生,申请访问延期的流程:

一、学生请提交以下材料(PDF扫描件汇总成一个文件)发送至学院行政联系人邮箱。

a. 《访问生延期审批表》

b. 《上海科技大学外访学生入住申请及责任义务须知 

c. 人身意外伤害保险复印件(如果申请时的保险已经涵盖延期阶段,可以直接复印申请时的保险,如果不能涵盖,请新购买一份)

d. 申请访问时间的结束时间,请参考校历

 

外籍学生,首次申请访问的流程:

一.             申请材料: 

1.       来访生申请表

2.       校内审批表

3.       入住申请及责任义务须知

4.       保险(详细下面国际事务处官网的说明,说明1说明2

5.       签证页和入境章页复印件,以及一张清晰照片(小于20Mzip文件)。

6.       护照复印件

7.       对方学校、上科大导师和学生三方签订的协议书

8.       学籍证明(可以是网页截图等能证明学生在校身份的文件)

9.       访问生信息采集表

 

申请材料准备具体也可参照学校国际事务处网站上的说明和通知: 学校国际学生来华相关表格下载:

http://oia.shanghaitech.edu.cn/gjxslh/list.htm

 

二.             申请流程:

1.       申请人将以上所有材料除4以外准备好后,扫描件和电子件发送学院行政老师;

2.       行政老师发送给国际事务处进行审核及保险信息录入,随后邮件告知学生保险购买验证码;

3.       学生购买保险完成后把保险证明发给学院;

4.       学院将保险证明发送给国际事务处,国际事务处出具邀请函以供学生办签证使用;

5.       学院将以上1-4材料发至公共服务处,安排住宿等事务;

6.         公共服务处反馈学生宿舍安排;

7.         财务处反馈学生住宿费缴费码;

8.         学生缴费,完成申请;

9.         学生报到后,仔细核对学生护照签证,并将入境章和签证页发发送至国际事务处,并于入境24小时内至孙桥派出所做住宿登记。

 

外籍学生,申请延期的流程:

一.             申请材料: 

1.       延期审批表

2.       入住申请及责任义务须知

3.       保险(如果访问延长的期限超过了保险时间范围需要再次购买保险)

4.       护照签证页或者居留许可页复印件,和入境章页复印件。

 

申请材料准备具体也可参照学校国际事务处网站上的说明和通知: 学校国际学生来华相关表格下载:

http://oia.shanghaitech.edu.cn/gjxslh/list.htm

 

二.             申请流程:

如果需要延长签证或拘留许可时间,或者重新购买保险,请填写以上材料后发给行政老师,行政老师将联系国际事务处,由国际事务处出具盖章的办证邀请函(或者保险购买验证码)给学生办理延期。

如果不需要以上操作则填写以上材料后发给行政老师,行政老师将联系公共服务处。

 


信息学院联系人:

徐老师(xuth@shanghaitech.edu.cn),负责准研究生的访问申请。

刘老师(liulh1@shanghaitech.edu.cn),负责硕士博士的访问申请。