2024年EEIE博士答辩及学位申请详细流程
答辩截止时间：11月20日(冬)/5月8日(夏)
					相关文件下载链接
中国科学院大学教育业务平台（SEP系统）：http://sep.ucas.ac.cn/					文件上传链接
时间(冬)	时间(夏)	参与人	参与工作	具体内容	特别说明
9月10日前	2月26日前	学生+导师	撰写论文	1、学位论文撰写要求[目录1-论文撰写规范]，2023年7月更新，勿用师兄模板！
				2、完成SEP系统内的论文格式审查，操作步骤见下；	注：只有导师在论文格式审查系统中审核通过的论文方可进行下一步学术不端检测。
				a. 学生进入【培养指导】-【论文格式检测】-【新建】-【保存】-【检测】-【上传检测】，同时上传【一般评阅 】和【双盲评阅】两个版本的论文。双盲评阅版本隐去作者、导师、致谢、简历等信息，发表论文与研究成果只列期刊名称和专利授权情况，不写具体信息，注明作者排名。这里只用于格式检测，与实际盲审无关。注：系统只支持 word 格式论文。学生在上传时，必须保证论文为未打开状态，否则将出现无法检测情况。
				b. 完成检测后点击【下载】可查看对照文件和检测报告。
				c. 根据检测报告修改论文，检测错误较多时建议修改后重新上传检测，直至检测较完善，再点击【提交审核】，提交导师审核。
				d. 导师进入论文格式审查页面，点击【下载】可查看最后一次检测报告，点击【审核】填写审核意见，选择【通过】完成审核。
9月10日前	2月26日前	所有学生	学生发表小论文	满足《信息学院研究生毕业科研成果基本要求》，注意检查科研成果的署名要求。	署名要求：培养方案-七大中心研究生毕业科研成果要求-信息学院研究生成果署名及格式要求
9月10日前	2月26日前	所有学生	培养环节+科研成果审查	1、满足培养方案要求；
				2、满足学位授予单位的《学位授予工作实施细则》[目录98-管理实施办法]
				3、 上科大Egate->研究生系统中录入在学期间所听学术报告以及检查学期考核是否填写，并请导师审核。
				4、填写《科研成果汇总表》[目录3-学位论文及科研能力审查模板]，注意仅需填写学生一作，或者导师一作学生二作的论文，请导师及中心主任签字。按联培单位要求毕业的同学提交联培所的签字版本(包含导师和教研室主任签字)。将《科研成果汇总表》(Excel版和签字后扫描版)上传至云盘[目录3-学位论文及科研能力审查材料]。(不需压缩打包，注意文件命名体现学号姓名)
9月17日前	3月4日前	导师	评阅学生论文	对学生论文评阅，把控学生论文质量。
				学生填写《硕(博)士学位论文与科研能力水平审查表》[目录3-学位论文及科研能力审查模板]，导师签字(实验室意见也是导师签名)后，上传至云盘[目录3-学位论文及科研能力审查材料]。(不需压缩打包，注意文件命名体现学号姓名)	导师评阅论文时间不少于1周，若学生延迟提交，则送盲审时间顺延。
9月18日前	3月4日前	所有学生	学术不端检测&提交盲审材料	1、满足学位授予单位的《相似性检测实施办法》[目录98-管理实施办法]
				2、满足学位授予单位的《论文盲审实施办法》[目录98-管理实施办法]
				3、提交学位论文查重版和盲审版。查重版不需匿名，使用word或PDF均可，推荐word版，删除致谢，按照“上科大学号_姓名_学位论文题目”命名；盲审版需要匿名，隐去作者、导师、致谢、简历等信息，发表论文与研究成果只列期刊名称和专利授权情况，不写具体信息，注明作者排名，PDF格式，按照“14423_上科大学号_LW”命名。以“博（硕）+上科大学号+本人姓名+学术不端及盲审检查”为主题发到graddegree.sist@shanghaitech.edu.cn 并抄送导师及罗老师（ luoran@shanghaitech.edu.cn）(不需打包压缩)。	特别提醒：
					查重版和盲审版论文的正文内容需相同！同时发送到学位邮箱并抄送导师。盲审辅助材料请通过云盘上传，无需发送到邮箱。
				4、准备如下盲审辅助材料，以“博+上科大学号+姓名+盲审辅助材料”命名打包上传云盘[目录5-盲审材料]	特别提醒：
				（1）、《博士学位论文盲审自评表》[目录5-盲审模板]，转成PDF格式，命名为“14423_上科大学号_ZPB”；	1、盲审平台按研究方向，关键词来遴选专家，请务必在导师指导下准确填写！！
				（2）、《论文信息汇总表模板-New》[目录5-盲审模板]命名为“14423_上科大学号_HZSJB”，注意某些项填写需使用中文分号，请严格按照格式填写，否则将延误送盲审进度；	2、辅助材料中所填论文标题务必与论文题目一字不差，否则盲审结果作废！！
				（3）、《盲审博士论文摘要》[目录5-盲审模板]，txt格式，命名为“14423_上科大学号_ZY”；
9月20日前	3月8日前	学院	盲审	1、论文将先送学术不端检测，再送教育部论文盲审平台盲审。送审结果将以邮件形式告知学生和导师；检测通过的论文将进入下一环节；检测不达标的学位论文，不得进入下一环节。
		学生		2、 根据盲审意见修改论文，将《盲审后论文修改情况说明》[目录5-盲审模板]上传到云盘[目录5-盲审材料]。
10月9日前	3月27日前	学生+导师	完成答辩申请提交	1、学生提交答辩申请：点击【培养指导】-【论文】-【答辩申请】-【撰写申请】-填写-【请求指导】
				2、导师审核答辩申请：点击【培养指导】-【论文指导】-【答辩申请】-【填写导师评语】
				3、学院审核答辩申请：点击【审核】-【对申请人的评价】&【审核意见】&【设定答辩秘书】
10月12日前	3月29日前	导师+答辩秘书	指定答辩秘书并聘请论文评阅人	1、导师明确答辩秘书和论文评阅人。评阅专家不少于5位，必须具有正高级职称(教授或者研究员)，其中所内专家不少于1人，上科大专家不少于1人，外单位专家(既非上科大亦非微系统所)不少于3人，博士生导师数量不少于2/3；答辩专家要求相同，具体可参见学位授予单位的《学位授予工作实施细则》。由微所代授学位的博士，若延期1年及以上，答辩必须有微所学位委员会委员参加。	学位授予单位为微系统所且延期一年及以上的博士，答辩成员必须有微所学位委员会委员参加。
				2、答辩秘书提交博士专家信息表（[目录7-论文评阅及答辩模板]，答辩专家信息可后续补充），以“博+学生本人上科大学号+姓名+评阅专家信息表”命名，发送到graddegree.sist@shanghaitech.edu.cn并抄送导师及罗老师（ luoran@shanghaitech.edu.cn）。
				3、答辩秘书完成论文评阅人的聘请录入，步骤如下：
				a、在SEP系统中，点击【培养管理】，选择“答辩秘书”角色，点击【论文答辩】-【学位论文评阅】-【维护】-【增聘论文评阅人】，勾选“给论文评阅人发送邮件”。（请确保邮件已发送成功，评阅人才能开始评阅论文）。如库中未找到相关专家，请点击【培养管理】-【专家管理】-【新增专家】。“是否增聘”处不要打钩。
				b、与评阅人确认是否可以查看论文，如有问题，提供论文电子版/纸质版给论文评阅人。
				c、评阅专家不少于5位，必须具有正高级职称，可以为：上科大常任教授*1、国科大研究院*1、既非上科大也非国科大的外单位专家*3
答辩前	答辩前	导师	预答辩	准备汇报PPT。评阅专家给出的评阅意见，PPT中要给出明确反馈；博士自述时间控制在45分钟。	评阅专家给出的评阅意见，PPT中要给出明确反馈。
		论文评阅专家	评阅论文	SEP系统会邮件通知评阅人进行论文评阅，专家如初次评阅给出结论是“修改后评阅（论文需通过大的修改后再评阅）”，说明需修改后二次评阅。二次评阅时：专家在“已评阅论文”点【修改后二次评阅】，在原来的评阅意见上再进行修改
		答辩秘书	确认论文评阅结果	1、在“评阅结果”列点击【查看】，对未提交评阅意见的专家再次补发邮件通知。
				a. 补发邮件：点击【论文答辩】-【聘请评阅人】-【维护】-【补发邮件】；
				b. 原专家二次评阅：若评阅意见80分以下或“修改后评阅”，通知答辩人修改论文重新送审，点击【论文评阅】-【聘请评阅人】-【维护】-【”修改后评阅“意见的修改说明】，点击【增聘论文评阅人】并勾选【原专家】，请原专家二次评阅。
				c. 催审：点击【论文答辩】-【学位论文评阅】-【维护】-【催审】发送催审邮件，修改催审邮件中截止日期可延长评阅期限。
				2、评阅意见收齐后，将结果告知答辩学生及导师，通知学生按评阅意见修改论文。
				3、评阅结束后，点击【论文答辩】-【学位论文评阅】-【审核结果】，只有完成这步后才能聘请答辩专家。
		答辩秘书	聘请答辩专家	在SEP中点击【论文答辩】-【聘请答辩委员】-【（答辩委员）维护】-【增聘答辩委员会主席】&【增聘答辩委员会委员】-审核答辩委员会成员。答辩专家要求同评阅专家，具体见上。由微所代授学位的博士，若延期1年及以上，答辩必须有微所学位委员会委员参加。	学位授予单位为微系统所且延期一年及以上的博士，答辩成员必须有微所学位委员会委员参加。
		学生	答辩准备	1、确认如下事宜后，方可组织答辩：
				a.按照《博士学位论文盲审实施办法》，盲审最终结果为“通过”，完成论文修改，填写《盲审后论文修改情况说明》。
				b.常规评审专家均同意答辩，且评价在80分及以上；
				c.修改意见（如有）要全部对应修改，并在SEP系统中维护评阅意见修改情况，点击【培养指导】-->【答辩申请】-->【论文题目】-->【编辑】-->【填写评阅后修改情况说明】填写修改情况说明幵上传导师签字扫描件（附件15），上传修改后的学位论文全文。
				2、准备汇报PPT(评阅专家给出的评阅意见，PPT中要给出明确反馈)	评阅专家给出的评阅意见，PPT中要给出明确反馈。
				3、答辩论文纸质版（按答辩专家人数准备，不要求按存档装订）
				4、草拟《上海科技大学答辩情况及答辩决议书》[目录7-论文评阅及答辩模板]，并请导师审核。注意事项：
				a. 草拟“答辩委员会决议“(“表决结果”不填），可向秘书获取撰写大纲《答辩委员会决议撰写提纲》	务必在答辩前请导师审核“答辩委员会决议”草拟稿
				b. SEP系统的决议书填写内容需与纸质决议书内容一致，附件格式不可更改
		答辩秘书		1、答辩秘书职责重大，答辩前务必详细阅读《秘书职责》[目录99-秘书工作指引]。
				2、提前发出答辩会议通知，包括答辩人姓名、时间、地点和答辩专家。主送答辩专家组及导师，抄送罗老师。
				3、张贴答辩公告,准备答辩当日的材料：
				a. 表决票，每位答辩专家1份，请答辩秘书于答辩前来信息学院1A-211罗老师处领取
				b. 电子版《论文答辩情况和学位授予决议书》（由学生提供）
				c.打印研究生答辩程序[目录99-秘书工作指引]，每位答辩专家1份；可为答辩专家准备席卡
				d. 电脑、投影仪、稿纸、笔、打印机（现场打印答辩委员会一致同意修改后的《论文答辩情况和学位授予决议书》）
				4、答辩前1日：通过邮件&短信，提醒答辩专家第二日的答辩时间、地点、流程，并做好入校申请。
答辩当日（不得晚于11月20日）	答辩当日（不得晚于5月8日）	学生	答辩	1、向每位答辩委员会成员提交1份论文
				2、学位论文答辩汇报（PPT）
				3、回答提问
				4、根据答辩意见整理论文，并在SEP系统里维护答辩意见修改情况。
		导师		学生离场后，答辩专家评议前，介绍学生情况
		答辩秘书		1、会场布置并以照片/录像方式纪录答辩过程，发放表决票。
				2、答辩问答时：协助答辩学生记录答辩过程
				3、学生和导师离场后，完成：
				a. 收集表决票（无记名投票，无需签字）
				b. 现场投影《论文答辩情况和学位授予决议书》供专家修改，定稿后现场单面打印（2份原件），请答辩专家签字（主席签字（三处），委员签字（一处），秘书签字（两处））。
				c. 准备合影背景并合影
11月20日前	5月15日前	答辩秘书	提交材料	1、将《论文答辩情况和学位授予决议书》在SEP系统中进行维护，包括答辩委员、答辩决议、修改情况，直至显示状态为“答辩通过”。
				2、汇总答辩材料移交给学生本人，待后续作为存档材料提交：
				a.《研究生学位论文答辩表决票》（每位专家1份）
				b. 签字完整版《论文答辩情况和学位授予决议书》一式三份（原件两份，复印一份，不用装订用曲别针别好）特别注意页码需连贯
				C. 线上答辩影像资料上传云盘[6-答辩会议信息]
				d.答辩后修改情况说明（附件17，由学生提供，导师签字）(原件一份)
				3、提交电子版评阅书。批量下载评阅书后，“评阅人签名”处输入专家姓名（高研院需专家的电子签名或手写签名）， 以《学生姓名+上科大学号+博/硕+论文评阅书》命名，上传云盘[11-归档材料]。评阅书下载路径：SEP-维护评阅专家-批量下载评阅书
11月25日前	5月15日前	所有学生	学院学位会评阅	完成答辩后论文修改，将论文以《学生姓名+上科大学号+博/硕+论文题目》命名上传云盘[7-论文抽评]，提交信息学院学位会抽评
11月25日前	5月15日前	所有学生	学位申请	登陆SEP系统【学位管理】
				1、维护个人信息：
				a. 所有信息均从“培养系统”同步过来，请在培养系统中进行更改
				b. 请务必上传照片（必须是学位证书上的照片）
				c. 未发表已接收的文章务必上传导师签字的接收函
				d. 攻读本学位前户口所在省市，毕业去向为就业的工作单位所在省市。此两项均不能选“其他”，否则系统校验无法通过
				e. 前置学位获得时间必填
				2、提交终稿论文：
				a. 学位论文关键词个数应该在3-5个之间，用逗号隔开，其他符号系统无法自动识别。
				b. 学位论文的电子版是“学位管理”系统自动从“培养管理”系统引入学生在论文初审前上传的最后版本。若学生在学位初审后对论文进行了修改，需在“学位管理”系统重新上传最终版，未做改动则无需再次上传。
				（研究生部操作）在线向中国科学院国家科学图书馆（即中国科学院研究生院图书馆）提交学位论文的电子版全文（须确定为终稿、学位论文电子版应与印刷本保持一致）。学位论文电子版格式为PDF格式，不得提交压缩格式版本，论文各章节必须合并在一个文档中予以提交。
			学位会评阅材料	1、以下电子材料上传云盘[9-学位会材料]：
				a、PPT《研究生学位审核汇总表-硕(博)_上科大学号_姓名_信息学院学位会》[目录9-学位会材料模板]
				b、Excel《研究生学位审核汇总表-硕(博)_上科大学号_姓名_信息学院学位会》[目录9-学位会材料模板]
				c、《申请（博、硕）士授予学位人员情况表-国科大模板》，以“博_上科大学号_姓名_微系统所/高等研究院学位会”命名
				2、请确保培养系统中显示“答辩通过”，否则请与答辩秘书联系。
11月30日前	5月17日前	微系统所学生	提交归档材料	纸质材料（均双面打印，每份材料单独曲别针别好）:
			（微系统所版本，仅针对微系统所同学）	1、《学位论文答辩申请书》一式三份（由sep系统直接导出，原件两份，复印一份）（贴好照片，电子照片亦可）。
				此表“发表论文情况”“专著专利情况”的审核人和指导教师的综合评价均为自己的导师。
				2、《毕业研究生登记表》（附件18）[目录11-归档材料模板(微系统所)]一式两份（贴好照片，电子照片亦可）	特别提醒：导师对学生综合素质评价、课题组鉴定意见等处，务必严谨填写，杜绝“不错”、“ok”、“可以”这样的口语化评价。
				a. 毕业时间：2023年6月，获学位时间：2023年6月，精确到月即可，具体日期待确认
				b. 导师签字(实验室意见也是导师签名)。
				3、《中英文带GPA成绩单》（附件19）[目录11-归档材料模板(微系统所)]两式四份（打印方式详见附件）
				4、《研究生学位申请简表》（附件20）[目录11-归档材料模板(微系统所)]一式一份
				5、科研成果的证明材料（发表论文首页或者已经收未发表论文接收函，复印件即可，已接收未发表论文接收函复印件，需导师签字）一份（仅需署名正确的）
				6、《研究生学术报告及社会实践登记表》（附件21，也可由sep系统直接导出）[目录11-归档材料模板(微系统所)]一式一份。学术报告、学术会议、社会实践，每项至少2个。
				7、装订好的毕业论文最终版（非盲审版，注意打印书脊，同时务必有签字版的独创性声明，内容需要和网上提交版本一致，一式四本，提交国科图、信息所、文献情报中心）
				电子材料：
				8、《申请学位人员情况表》（仅提交电子版）Excel电子表，[目录11-归档材料模板(微系统所)]以“博_上科大学号_姓名_申请学位人员情况表”命名，上传到云盘[11-归档材料]
				9、《毕业论文最终版》PDF扫描件，上传至[目录12-归档论文(国科大)]，以“博_上科大学号_姓名_微系统所/高等研究院学_论文名”命名
		高研院学生	提交归档材料	纸质材料（均双面打印，每份材料单独曲别针别好）:
			（高研院版本，仅针对高研院同学）	1、《研究生学位论文答辩申请书》（签字版）[目录11-归档材料模板(高研院)]2份原件1份复印件
				2、《答辩公告》（A4打印）[目录11-归档材料模板(高研院)]1份复印件
				3、装订好的毕业论文最终版（非盲审版，注意打印书脊，同时务必有签字版的独创性声明，内容需要和网上提交版本一致，一式四本，提交国科图、信息所、文献情报中心）
				4、《学位论文评阅书》几个评阅专家就是对应几份原件（高研院需专家的电子签名或手写签名）
				5、《毕业生登记表》A4,正反双面打印，需全部手写签字版 2份 ，[目录11-归档材料模板(高研院)]
				6、《中英文带GPA成绩单》（附件19）[目录11-归档材料模板(高研院)]两式四份（打印方式详见附件）
				电子材料：
				9、《学位初审学生情况汇总表》（固定模板）Excel电子表，[目录11-归档材料模板(高研院)]
				10、 用于学位申请的有效科研成果的发表期刊全文（已接收未发表论文接收函复印件，需导师签字）。（仅需署名正确的）
				11、 1-6纸质终版材料对应的电子扫描件
				以上9-11电子文件分别以《国科大博士阶段学号+学生姓名+（对应文件名）》命名，例：2018231051+张三+成绩单，上传云盘[11-归档材料（高研院）]。
				12、《毕业论文最终版》PDF扫描件，上传至[目录12-归档论文(国科大)]，以“博_上科大学号_姓名_微系统所/高等研究院学_论文名”命名
12月	6月	所有学生	离校	Egate系统办理离所流程