2022年冬季博士答辩及学位申请详细流程
时间总表：                                                                                                                                                                     答辩截止时间：11月24日
中国科学院大学教育业务平台（SEP系统）：http://sep.ucas.ac.cn/
请先查看对应年级的培养方案 ，确认已完成培养要求。
时间	参与人	参与工作	具体内容	备注
9月20日前	导师	指导学生撰写学位论文	1.学位论文撰写要求[《中国科学院大学研究生学位论文撰写规范指导意见》附件1]，切勿用师兄的模板。
9月20日前	所有学生	学生发表小论文	小论文要求参见《信息学院研究生毕业科研成果基本要求》：
			注意：科研成果的署名要求。
9月22日前	所有学生	论文格式审查及科研业绩审查	1、课程学分+必修环节是否达到要求，要求参见《学位授予工作实施细则》（附件2）以及培养方案
			2、科研成果单位署名自查
			3、完成SEP系统论文格式审查，论文撰写符合上一条《中国科学院大学研究生学位论文撰写规范指导意见》;
			SEP系统已上线论文格式自动检测功能，帮助大家规范论文格式，具体操作如下：      a. 学生进入【培养指导】-->【论文格式检测】-->【新建】-->【保存】-->【检测】-->【上传检测】，需要同时上传【一般评阅 】及【双盲评阅】两个版本的论文。双盲评阅版本隐去作者、导师、致谢、简历等信息，发表论文与研究成果只列期刊名称和专利授权情况，不写具体信息，注明作者排名。这里只用于格式检测，与实际盲审无关。注：只可上传 word .doc 及.docx格式论文，暂不支持其他格式论文上传。学生在进行上传时，必须保证论文件为未打开状态否则将出现无法检测的情况。     b. 完成检测后点击【下载】可查看对照文件和检测报告。     c. 根据检测报告修改论文，检测错误较多时建议修改后重新上传检测，直至论文格式较为完善，再点击【提交审核】，提交导师进行审核。     d. 导师通过SEP系统进入论文格式审查系统审核页面，点击【下载】，查看学生最后一次检测结果报告，点击【审核】，填写审核意见，选择【通过】/【退回修改】完成审核。注：只有导师在论文格式审查系统中审核通过的论文方可进行下一步学术不端检测。
			4、填写《研究生学位论文与科研能力水平审查表》[附件3](实验室意见也是导师签名)和《科研成果汇总表》[附件6]，导师签字后交至1A-211李老师办公室。
			并将导师签字的《研究生学位论文与科研能力水平审查表》(以<研究生学位论文与科研能力水平审查表-姓名>命名)，《科研成果汇总表》扫描版和《科研成果汇总表》可编辑的Excel版本(以<科研成果汇总表-姓名>命名)，邮件以“本人姓名+博（硕）士+科研成果”为主题发到graddegree.sist@shanghaitech.edu.cn(科研成果汇总表中主要填入学生一作，或者导师一作学生二作的论文)
			5. 上科大Egate->研究生系统中录入在学期间所听学术报告以及检查学期考核是否填写，并请导师审核。
9月24日前	所有学生	学术不端检测	1、将定稿的学位论文（word或PDF均可，推荐提供word版本，且删除致谢）按照“上科大学号_姓名_学位论文题目”(无需压缩)命名，以“本人姓名+博（硕）士+学术不端检测”为主题发到graddegree.sist@shanghaitech.edu.cn
			2、检测结果将以邮件形式告知学生和导师；检测通过的论文将进行送审与答辩；检测不达标的学位论文，不得进入送审与答辩程序。
			3、《相似度检测实施办法》（附件4）。
9月27日前	所有学生	提交盲审材料（有更新）	《博士学位论文盲审实施办法》（附件D1）
			将下述材料打包压缩命名为“姓名+盲审材料”发到graddegree.sist@shanghaitech.edu.cn
			1、学位论文盲审版本，PDF格式，命名方式“14423_上科大学号_LW”，隐去作者、导师、致谢、简历等信息，发表论文与研究成果只列期刊或会议名称和专利授权情况，不写具体信息，注明作者排名。
			2、《博士学位论文盲审自评表》（附件D2），命名方式“14423_上科大学号_ZPB”，转成PDF格式
			3、《盲审博士信息简表》（附件D3）,命名方式“14423_上科大学号_JKB”，转成PDF格式
			4、《论文信息汇总表模板-New》（附件D4）命名方式“14423_上科大学号_HZSJB”，注意某些项填写需使用中文分号，请严格按照格式填写，否则将延误送盲审进度
			5、《盲审博士论文摘要》（附件D5，txt格式），命名方式“14423_上科大学号_ZY”
9月29日前	学院	送盲审	在教育部论文盲审平台完成送审
10月11日前	导师	提交论文评阅人和答辩秘书名单	请填写博士专家信息表（附件5，答辩专家信息可后续补充），由答辩秘书发送到graddegree.sist@shanghaitech.edu.cn并抄送导师。评阅人、答辩专家要求请参见《学位授予工作实施细则》。评阅专家不少于5位，必须具有正高级职称(教授或者研究员)，其中所内专家不少于1人，上科大专家不少于1人，外单位专家(既非上科大亦非微系统所)不少于3人，博士生导师数量不少于2/3。
10月13日前	所有学生	提交答辩申请	在SEP系统中，点击【培养指导】-->【论文】-->【答辩申请】-->【撰写申请】-->填写-->【请求指导】
	导师	审核答辩申请	在SEP系统中，点击【培养指导】-->【论文指导】-->【答辩申请】-->【填写导师评语】
10月15日前	学院	审核答辩申请	在SEP系统中，点击【审核】-->【对申请人的评价】&【审核意见】&【设定答辩秘书】
11月3日前	答辩秘书	聘请论文评阅人	1、在SEP系统中，点击【培养管理】，选择“答辩秘书”角色，点击【论文答辩】-->【学位论文评阅】-->【维护】-->【增聘论文评阅人】，勾选“给论文评阅人发送邮件”。（请确保邮件已发送成功，评阅人才能开始评阅论文）。如库中未找到相关专家，请点击【培养管理】-->【专家管理】-->【新增专家】。“是否增聘”处不要打钩。
			2、与评阅人确认是否可以查看论文，如有问题，提供论文电子版/纸质版给论文评阅人。
			3、评阅专家不少于5位，必须具有正高级职称(教授或者研究员)，其中所内专家不少于1人，上科大专家不少于1人，外单位专家(既非上科大亦非微系统所)不少于3人，博士生导师数量不少于2/3。
答辩前	导师	预答辩	确保学生的汇报PPT准备好，表达清晰，条例清楚，时间控制良好
	论文评阅专家	评阅论文	SEP系统会邮件通知评阅人进行论文评阅
	答辩秘书	确认论文评阅结果	1、重复“聘请论文评阅人”步骤，在“评阅结果”列点击【查看】，对未提交评阅意见的专家再次补发邮件通知。
			a. 补发邮件：在SEP系统中，点击【论文答辩】-->【聘请评阅人】-->【维护】-->【补发邮件】； 在SEP系统中，点击【论文答辩】-->【学位论文评阅】-->【维护】-->【催审】发送催审邮件，逾期未提交者只要修改催审邮件中截止日期就可延长评阅期限。
			b. 如果评阅意见为80分以下或“修改后评阅”，通知答辩人修改论文重新送审，点击【论文评阅】-->【聘请评阅人】-->【维护】-->【”修改后评阅“意见的修改说明】，点击【增聘论文评阅人】重新聘请原专家，并勾选【原专家】，请原专家二次评阅。
			2、评阅意见收齐后，将结果告知答辩学生及导师，通知学生按照评阅意见进行修改。
			3、评阅结束后，在SEP系统中，点击【论文答辩】-->【学位论文评阅】-->【审核结果】，只有完成这步后才能聘请答辩专家。
	答辩秘书	聘请答辩专家	在SEP系统中，点击【论文答辩】-->【聘请答辩委员】-->【（答辩委员）维护】-->【增聘答辩委员会主席】&【增聘答辩委员会委员】-->审核答辩委员会成员 答辩专家人数5-7位，必须具有正高级职称(教授或者研究员)，其中所内专家不少于1人，所外专家不少于2人，博士生导师人数不少于2/3。
	学生	答辩准备	1、确认如下事宜后，方可组织答辩：
			a. 按照《博士学位论文盲审实施办法》，盲审最终结果为“通过”，完成论文修改，填写《盲审后论文修改情况说明》（附件D6）。
			b. 常规评审专家均同意答辩，且评价在80分及以上；
			c. 修改意见（如有）要全部对应修改，并在SEP系统中维护评阅意见修改情况，点击【培养指导】-->【论文题目】-->【编辑】-->【填写评阅后修改情况说明】填写修改情况说明并上传导师签字扫描件（附件15）
			2、准备汇报PPT
			3、答辩论文纸质版（按答辩专家人数准备）
			4、填写并草拟好《论文答辩情况和学位授予决议书》（附件7），要求如下：
			a. 填写的决议书内容必须与SEP系统的决议书内容一致（“表决结果”不填），附件格式不可更改；
			b. 自行草拟“答辩委员会决议”务必在答辩前给导师预先审核（撰写大纲参见附件8）
	答辩秘书		1、将如下信息邮件至graddegree.sist@shanghaitech.edu.cn：答辩人姓名、答辩时间、答辩地点、答辩专家、导师签字的《科研成果汇总表》和《盲审后论文修改情况说明》（附件D6）扫描件（由学生提供）。
			2、张贴答辩公告
			3、准备答辩当日的材料：
			a. 打印表决票（附件10），每位答辩专家1份，由研究生部盖章。（由研究生培养老师提供，请答辩秘书于答辩前来办公室领取）
			b. 电子版《论文答辩情况和学位授予决议书》（由学生提供）
			c. 打印答辩日程 & 答辩流程[附件12]，每位答辩专家1份
			d. 电脑、投影仪、稿纸、笔、打印机（现场打印修改后的《论文答辩情况和学位授予决议书》）
			4、答辩前1日：通过邮件&短信，提醒答辩专家第二日的答辩时间、地点。
答辩当日 （不得晚于11月24日）	学生	答辩	1、向每位答辩评审提交1份论文
			2、论文汇报（PPT）
			3、回答提问
	导师		学生离场后，答辩专家评议前，介绍学生情况
	答辩秘书		1、会场布置，发放表决票。
			2、答辩问答时：协助答辩学生记录答辩过程
			3、学生和导师离场后，完成：
			a. 收集表决票（无记名投票，无需签字）
			b. 现场投影《论文答辩情况和学位授予决议书》供专家修改，定稿后现场单面打印（2份原件），请答辩专家签字（主席签字（三处），委员签字（一处），秘书签字（两处））。
			c. 合影留念，准备背景
11月26日前	答辩秘书	提交材料	1、将《论文答辩情况和学位授予决议书》在SEP系统中进行维护，包括答辩委员、答辩决议、修改情况，直至显示状态为“答辩通过”。
			2、汇总答辩材料交给李老师：
			a.《研究生学位论文答辩表决票》（每位专家1份）
			b. 签字完整版《论文答辩情况和学位授予决议书》一式三份（原件两份，复印一份，不用装订用曲别针别好）
11月30日前	所有学生	学位申请	登陆SEP系统【学位管理】
			1、维护个人信息：
			a. 所有信息均从“培养系统”同步过来，请在培养系统中进行更改
			b. 请务必上传照片（必须是学位证书上的照片）
			c. 未发表已接收的文章务必上传导师签字的接收函
			d. 攻读本学位前户口所在省市，毕业去向为就业的工作单位所在省市。此两项均不能选“其他”，否则系统校验无法通过
			e. 前置学位获得时间必填
			2、提交终稿论文：
			a. 学位论文关键词个数应该在3-5个之间，用逗号隔开，其他符号系统无法自动识别。
			b. 学位论文的电子版是“学位管理”系统自动从“培养管理”系统引入学生在论文初审前上传的最后版本。若学生在学位初审后对论文进行了修改，需在“学位管理”系统重新上传最终版，未做改动则无需再次上传。
			（研究生部操作）在线向中国科学院国家科学图书馆（即中国科学院研究生院图书馆）提交学位论文的电子版全文（须确定为终稿、学位论文电子版应与印刷本保持一致）。学位论文电子版格式为PDF格式，不得提交压缩格式版本，论文各章节必须合并在一个文档中予以提交。
		提交电子材料	电子材料：
			1、《 XXX-学位会模板 》PPT（附件16）
			和《申请（博、硕）士授予学位人员情况表》（附件14）电子版表格发到graddegree.sist@shanghaitech.edu.cn
			2、请确保培养系统中显示“答辩通过”，否则请与答辩秘书联系。
12月13日前	所有学生	提交纸质材料	纸质材料:
			1、装订好的毕业论文4本（独创性声明，本人和导师要签好字，论文封面硕士蓝色的花纹纸，博士红色 ，与上传的学位论文电子版保持一致）
			2、《学位论文答辩申请书》一式三份（原件两份，复印一份）（贴好照片，电子照片亦可）。
			此表“发表论文情况”“专著专利情况”的审核人和指导教师的综合评价均为自己的导师。
			3、《毕业研究生登记表》一式两份（贴好照片）
			a. 毕业时间：2022年1月，获学位时间：2022年1月，精确到月即可，具体日期待确认
			b. 导师签字(实验室意见也是导师签名)。
			4、《研究生学籍和学业成绩登记表》一式两份（贴好照片，电子照片亦可）
			5、《研究生学位申请简表》一式一份
			6、科研成果的证明材料（发表论文首页或者已经收未发表论文接收函，复印件即可，已经收未发表论文接收函需导师签字）一份
			7、《研究生学术报告及社会实践登记表》一式一份
			学术报告、学术会议、社会实践，每项至少2个。
1月	所有学生	离校	Egate系统办理离校手续