2023年冬季博士答辩及学位申请详细流程
时间总表:                                                                                                                                                                     答辩截止时间:11月22日
中国科学院大学教育业务平台(SEP系统):http://sep.ucas.ac.cn/
请先查看对应年级的培养方案 ,确认已完成培养要求。 
时间 参与人 参与工作 具体内容
9月19日前 导师 指导学生撰写学位论文 1.学位论文撰写要求[《中国科学院大学研究生学位论文撰写规范指导意见》附件1],切勿用师兄的模板。
参考:论文LaTeX模板
9月19日前 所有学生 学生发表小论文 小论文要求参见《信息学院研究生毕业科研成果基本要求》:
 注意:科研成果的署名要求。
9月21日前 所有学生 论文格式审查及科研业绩审查 1、课程学分+必修环节是否达到要求,要求参见《学位授予工作实施细则》(附件2)以及培养方案
2、科研成果单位署名自查
3、完成SEP系统论文格式审查,论文撰写符合上一条《中国科学院大学研究生学位论文撰写规范指导意见》;
     SEP系统已上线论文格式自动检测功能,帮助大家规范论文格式,具体操作如下:
     a. 学生进入【培养指导】-->【论文格式检测】-->【新建】-->【保存】-->【检测】-->【上传检测】,需要同时上传【一般评阅 】及【双盲评阅】两个版本的论文。双盲评阅版本隐去作者、导师、致谢、简历等信息,发表论文与研究成果只列期刊名称和专利授权情况,不写具体信息,注明作者排名。这里只用于格式检测,与实际盲审无关。注:只可上传 word .doc 及.docx格式论文,暂不支持其他格式论文上传。学生在进行上传时,必须保证论文件为未打开状态否则将出现无法检测的情况。
    b. 完成检测后点击【下载】可查看对照文件和检测报告。
    c. 根据检测报告修改论文,检测错误较多时建议修改后重新上传检测,直至论文格式较为完善,再点击【提交审核】,提交导师进行审核。
    d. 导师通过SEP系统进入论文格式审查系统审核页面,点击【下载】,查看学生最后一次检测结果报告,点击【审核】,填写审核意见,选择【通过】/【退回修改】完成审核。注:只有导师在论文格式审查系统中审核通过的论文方可进行下一步学术不端检测。
4、填写《研究生学位论文与科研能力水平审查表》[附件3],请导师签字(实验室意见也是导师签名),以<上科大学号-姓名-研究生学位论文与科研能力水平审查表>命名。
5、填写《科研成果汇总表》,注意仅需填写学生一作,或者导师一作学生二作的论文,请导师及中心主任签字,将扫描版和可编辑的Excel版本以<学号-姓名-科研成果汇总表>命名;
将上述《研究生学位论文与科研能力水平审查表》和《科研成果汇总表》(扫描版和Excel版)上传至云盘。(不需压缩打包,注意文件命名要求)
6、 上科大Egate->研究生系统中录入在学期间所听学术报告以及检查学期考核是否填写,并请导师审核。
9月27日前 所有学生 学术不端检测&提交盲审材料 1、《相似度检测实施办法》(附件4)。
2、《博士学位论文盲审实施办法》(附件D1)
3、提交学位论文查重版和盲审版。查重版不需匿名,使用word或PDF均可,推荐word版,删除致谢,按照“上科大学号_姓名_学位论文题目”命名;盲审版需要匿名,隐去作者、导师、致谢、简历等信息,发表论文与研究成果只列期刊名称和专利授权情况,不写具体信息,注明作者排名,PDF格式,按照“14423_上科大学号_LW”命名。以“本人姓名+博(硕)士+学术不端及盲审检查”为主题发到graddegree.sist@shanghaitech.edu.cn 并抄送导师(不需打包压缩)。
4、准备如下盲审辅助材料,以“上科大学号+姓名+盲审辅助材料”命名打包上传云盘
(1)、《博士学位论文盲审自评表》(附件D2),转成PDF格式,命名为“14423_上科大学号_ZPB”;
(2)、《盲审博士信息简表》(附件D3),转成PDF格式,命名为“14423_上科大学号_JKB”;
(3)、《论文信息汇总表模板-New》(附件D4)命名为“14423_上科大学号_HZSJB”,注意某些项填写需使用中文分号,请严格按照格式填写,否则将延误送盲审进度;
(4)、《盲审博士论文摘要》(附件D5,txt格式),txt格式,命名为“14423_上科大学号_ZY”;
9月29日前 学院 送盲审 1、论文将先送学术不端检测,再送教育部论文盲审平台盲审。送审结果将以邮件形式告知学生和导师;检测通过的论文将进入下一环节;检测不达标的学位论文,不得进入下一环节。
10月11日前 导师 提交论文评阅人和答辩秘书名单 请答辩秘书填写博士专家信息表(附件5,答辩专家信息可后续补充),以“学生本人上科大学号+姓名+评阅专家信息表”命名,发送到graddegree.sist@shanghaitech.edu.cn并抄送导师。评阅人、答辩专家要求请参见《学位授予工作实施细则》。评阅专家不少于5位,必须具有正高级职称(教授或者研究员),其中所内专家不少于1人,上科大专家不少于1人,外单位专家(既非上科大亦非微系统所)不少于3人,博士生导师数量不少于2/3。
10月13日前 所有学生 提交答辩申请 在SEP系统中,点击【培养指导】-->【论文】-->【答辩申请】-->【撰写申请】-->填写-->【请求指导】
导师 审核答辩申请 在SEP系统中,点击【培养指导】-->【论文指导】-->【答辩申请】-->【填写导师评语】
10月14日前 学院 审核答辩申请 在SEP系统中,点击【审核】-->【对申请人的评价】&【审核意见】&【设定答辩秘书】
11月3日前 答辩秘书 聘请论文评阅人 1、在SEP系统中,点击【培养管理】,选择“答辩秘书”角色,点击【论文答辩】-->【学位论文评阅】-->【维护】-->【增聘论文评阅人】,勾选“给论文评阅人发送邮件”。(请确保邮件已发送成功,评阅人才能开始评阅论文)。如库中未找到相关专家,请点击【培养管理】-->【专家管理】-->【新增专家】。“是否增聘”处不要打钩。
2、与评阅人确认是否可以查看论文,如有问题,提供论文电子版/纸质版给论文评阅人。
3、评阅专家不少于5位,必须具有正高级职称(教授或者研究员),其中所内专家不少于1人,上科大专家不少于1人,外单位专家(既非上科大亦非微系统所)不少于3人,博士生导师数量不少于2/3。
答辩前 导师 预答辩 确保学生的汇报PPT准备好,评阅专家给出的评阅意见,PPT中要给出明确反馈。表达清晰,条例清楚,时间控制良好。
论文评阅专家 评阅论文 SEP系统会邮件通知评阅人进行论文评阅,专家如初次评阅给出结论是“修改后评阅(论文需通过大的修改后再评阅)”,说明需修改后二次评阅。二次评阅时:专家在“已评阅论文”点【修改后二次评阅】,在原来的评阅意见上再进行修改
答辩秘书 确认论文评阅结果 1、重复“聘请论文评阅人”步骤,在“评阅结果”列点击【查看】,对未提交评阅意见的专家再次补发邮件通知。
    a. 补发邮件:在SEP系统中,点击【论文答辩】-->【聘请评阅人】-->【维护】-->【补发邮件】;
催审:在SEP系统中,点击【论文答辩】-->【学位论文评阅】-->【维护】-->【催审】发送催审邮件,逾期未提交者只要修改催审邮件中截止日期就可延长评阅期限。
    b. 如果评阅意见为80分以下或“修改后评阅”,通知答辩人修改论文重新送审,点击【论文评阅】-->【聘请评阅人】-->【维护】-->【”修改后评阅“意见的修改说明】,点击【增聘论文评阅人】重新聘请原专家,并勾选【原专家】,请原专家二次评阅。
2、评阅意见收齐后,将结果告知答辩学生及导师,通知学生按照评阅意见进行修改。
3、评阅结束后,在SEP系统中,点击【论文答辩】-->【学位论文评阅】-->【审核结果】,只有完成这步后才能聘请答辩专家。
答辩秘书 聘请答辩专家 在SEP系统中,点击【论文答辩】-->【聘请答辩委员】-->【(答辩委员)维护】-->【增聘答辩委员会主席】&【增聘答辩委员会委员】-->审核答辩委员会成员
答辩专家人数5-7位,必须具有正高级职称(教授或者研究员),其中所内专家不少于1人,上科大专家不少于1人,外单位专家(既非上科大亦非微系统所)不少于3人,博士生导师数量不少于2/3
学生 答辩准备 1、确认如下事宜后,方可组织答辩:
    a. 按照《博士学位论文盲审实施办法》,盲审最终结果为“通过”,完成论文修改,填写《盲审后论文修改情况说明》(附件D6)。
    b. 常规评审专家均同意答辩,且评价在80分及以上;
    c. 修改意见(如有)要全部对应修改,并在SEP系统中维护评阅意见修改情况,点击【培养指导】-->【论文题目】-->【编辑】-->【填写评阅后修改情况说明】填写修改情况说明并上传导师签字扫描件(附件15)
2、准备汇报PPT(评阅专家给出的评阅意见,PPT中要给出明确反馈)
3、答辩论文纸质版(按答辩专家人数准备,不要求按存档装订)
4、填写并草拟好《论文答辩情况和学位授予决议书》(附件7),要求如下:
    a. 可草拟“答辩委员会决议“(“表决结果”不填),并在答辩前给导师预先审核(撰写大纲可邮件获取)
    b. SEP系统的决议书填写内容需与纸质决议书内容一致,附件格式不可更改
答辩秘书 1、将如下信息邮件至graddegree.sist@shanghaitech.edu.cn并抄送导师:答辩人姓名、答辩时间、答辩地点、答辩专家、导师签字的《科研成果汇总表》和《盲审后论文修改情况说明》(附件D6)扫描件(由学生提供)。
2、张贴答辩公告
3、准备答辩当日的材料:
  a. 表决票,每位答辩专家1份,请答辩秘书于答辩前来信息学院1A-211李老师处领取
  b. 电子版《论文答辩情况和学位授予决议书》(由学生提供)
  c. 打印答辩日程 & 答辩流程[附件12],每位答辩专家1份  ;可为答辩委员会成员准备席位卡
  d. 电脑、投影仪、稿纸、笔、打印机(现场打印答辩委员会一致同意修改后的《论文答辩情况和学位授予决议书》)
4、答辩前1日:通过邮件&短信等方式将答辩日程及流程表格(附件12)发送给答辩委员会成员,并做好入校申请等准备工作
答辩当日 学生 答辩 1、向每位答辩委员会成员提交1份论文
不得晚于11月22日 2、学位论文答辩汇报(PPT)
  3、回答提问
  4、根据答辩意见整理论文,并在SEP系统里维护答辩意见修改情况。
  导师 学生离场后,答辩专家评议前,介绍学生情况
  答辩秘书 1、会场布置并以照片/录像方式纪录答辩过程,发放表决票。
  2、答辩问答时:协助答辩学生记录答辩过程
  3、学生和导师离场后,完成:
      a. 收集表决票(无记名投票,无需签字)
      b. 现场投影《论文答辩情况和学位授予决议书》供专家修改,定稿后现场单面打印(2份原件),请答辩专家签字(主席签字(三处),委员签字(一处),秘书签字(两处))。
      c. 准备合影背景并合影
11月25日前 答辩秘书 提交材料 1、将《论文答辩情况和学位授予决议书》在SEP系统中进行维护,包括答辩委员、答辩决议、修改情况,直至显示状态为“答辩通过”。
2、汇总答辩材料交给李老师(1A211):
      a.《研究生学位论文答辩表决票》(每位专家1份)
      b. 签字完整版《论文答辩情况和学位授予决议书》一式三份(原件两份,复印一份,不用装订用曲别针别好)
      C. 答辩影像资料(后续通知提交方式)
11月29日前 所有学生 学位申请 登陆SEP系统【学位管理】
1、维护个人信息:
    a. 所有信息均从“培养系统”同步过来,请在培养系统中进行更改
    b. 请务必上传照片(必须是学位证书上的照片)
    c. 未发表已接收的文章务必上传导师签字的接收函
    d. 攻读本学位前户口所在省市,毕业去向为就业的工作单位所在省市。此两项均不能选“其他”,否则系统校验无法通过
    e. 前置学位获得时间必填
2、提交终稿论文:
    a. 学位论文关键词个数应该在3-5个之间,用逗号隔开,其他符号系统无法自动识别。
    b. 学位论文的电子版是“学位管理”系统自动从“培养管理”系统引入学生在论文初审前上传的最后版本。若学生在学位初审后对论文进行了修改,需在“学位管理”系统重新上传最终版,未做改动则无需再次上传。
      (研究生部操作)在线向中国科学院国家科学图书馆(即中国科学院研究生院图书馆)提交学位论文的电子版全文(须确定为终稿、学位论文电子版应与印刷本保持一致)。学位论文电子版格式为PDF格式,不得提交压缩格式版本,论文各章节必须合并在一个文档中予以提交。
提交电子材料 电子材料:
1、《 XXX-学位会模板 》PPT(附件16)
《 XXX-学位会模板 》PPT(附件16)
和《申请(博、硕)士授予学位人员情况表-国科大模板》以及《申请(博、硕)士授予学位人员情况表-上科大模板》(附件14)电子版表格上传至云盘(表格模板每年或有更新,请以邮件通知为准。
2、请确保培养系统中显示“答辩通过”,否则请与答辩秘书联系。
12月13日前 所有学生 提交纸质材料 纸质材料(均双面打印,每份材料单独装订):
1、《学位论文答辩申请书》一式三份(由sep系统直接导出,原件两份,复印一份)(贴好照片,电子照片亦可)。
    此表“发表论文情况”“专著专利情况”的审核人和指导教师的综合评价均为自己的导师。
2、《毕业研究生登记表》一式两份(贴好照片,电子照片亦可)
    a. 毕业时间:2022年1月,获学位时间:2022年1月,精确到月即可,具体日期待确认
    b. 导师签字(实验室意见也是导师签名)。
3、《研究生学籍和学业成绩登记表》一式两份(贴好照片,电子照片亦可)
4、《研究生学位申请简表》一式一份
5、科研成果的证明材料(发表论文首页或者已经收未发表论文接收函,复印件即可,已接收未发表论文接收函复印件,需导师签字)一份
6、《研究生学术报告及社会实践登记表》(也可由sep系统直接导出),一式一份。    学术报告、学术会议、社会实践,每项至少2个。
12月20日(待定) 所有学生 提交纸质论文 1、装订好的毕业论文4本(独创性声明,本人和导师要签好字,论文封面硕士蓝色的花纹纸,博士红色 ,与上传的学位论文电子版保持一致)注意:论文逐级评审,建议最后节点再打印。
1月 所有学生 离校 Egate系统办理离校手续